Outsourcing contabilità e paghe: quanto costa nel 2026 e come calcolarlo da solo, in due minuti

In sintesi

L'outsourcing della contabilità si paga a volume: da 0,60 a 0,75 euro per riga in contabilità ordinaria e da 0,70 a 1,00 euro per registrazione in contabilità semplificata, con un minimo annuo per ditta di 600 euro in ordinaria e di 300 euro in semplificata. L'outsourcing delle paghe si paga a mese: un canone fisso più un importo per cedolino, che per un'azienda fino a 10 dipendenti sono 65 euro e 29,50 euro. Sono i listini 2026 dei servizi Contify, IVA esclusa.

In pratica: una Srl con 3.000 righe contabili l'anno spende 2.200 euro per la tenuta della contabilità; con 5 dipendenti ne spende 2.814 per le paghe. Insieme fanno 5.014 euro l'anno, circa 418 euro al mese. Un professionista in semplificata con un dipendente si ferma a 1.698 euro l'anno.

Per fare lo stesso conto sui tuoi numeri ci sono due calcolatori, online dal 1° ottobre 2026: gratuiti, senza registrazione, con il dettaglio voce per voce.

Cosa sono i due calcolatori e cosa fanno?

Sono due pagine del sito che trasformano un listino in un preventivo. Inserisci pochi numeri e vedi subito il costo annuo, con le voci che lo compongono. Non chiedono l'email per mostrare il risultato: il calcolo avviene nel tuo browser e i numeri che inserisci partono solo se, alla fine, compili il modulo per ricevere il preventivo ufficiale.

Il calcolatore del preventivo contabilità

1. Scegli il tipo di ditta: individuale o professionista, società di persone, società di capitali.
2. Scegli la contabilità: ordinaria o semplificata. Le società di capitali tengono l'ordinaria.
3. Indica il volume dell'anno: le righe in ordinaria, le registrazioni in semplificata.

Il calcolatore del preventivo contabilità mostra il costo scaglione per scaglione, avvisa quando si applica il minimo annuo e separa dal totale l'attivazione e l'IVA. Puoi aggiungere i dichiarativi che ti servono, dalla dichiarazione dei redditi al bilancio UE. È pensato anche per lo studio: indichi quante ditte hanno lo stesso profilo e aggiungi profili diversi allo stesso preventivo, fino a dodici.

Il calcolatore del preventivo paghe

1. Indica quanti dipendenti ha l'azienda.
2. Se il numero cambia durante l'anno, inseriscilo mese per mese: stagionali, assunzioni e cessazioni entrano nel conto.
3. Scegli se includere il pagamento telematico degli F24.

Il calcolatore del preventivo paghe mostra canone, cedolini e F24, il totale annuo, il costo medio a cedolino e l'imponibile in fattura, con il dettaglio di ogni mese quando i dipendenti variano.

Tutti e due danno una stima indicativa e non vincolante: il preventivo ufficiale arriva dopo la richiesta.

Quanto costa l'outsourcing della contabilità?

Il prezzo dipende da due cose: il tipo di contabilità e il volume dell'anno. In ordinaria l'unità di misura è la riga registrata, in semplificata la registrazione. Non c'è un canone fisso: c'è un prezzo unitario che scende al crescere del volume e un minimo annuo per ditta.

Listino valido fino al 31 dicembre 2026, IVA esclusa. I prezzi si riferiscono a ogni singola ditta elaborata.

Gli scaglioni si applicano in progressione, come le aliquote IRPEF: ogni prezzo vale solo per le righe che ricadono nel suo scaglione. Con 3.000 righe in ordinaria le prime 2.000 costano 0,75 euro e le altre 1.000 costano 0,70 euro: 1.500 più 700, cioè 2.200 euro. Superare una soglia non cambia il prezzo delle righe precedenti, quindi il costo non fa mai salti.

Il minimo annuo è di 600 euro per una ditta in ordinaria e di 300 euro per una in semplificata: si applica quando il calcolo a volume dà un importo più basso. Nel prezzo sono compresi la tenuta della contabilità, la predisposizione dei modelli F24, le liquidazioni periodiche IVA (LIPE) e il calcolo dell'imposta di bollo sulle fatture. L'attivazione di una ditta costa 50 euro una tantum.

Costo annuo della sola tenuta contabile, per una ditta. Nel primo esempio si applica il minimo annuo.

I dichiarativi si aggiungono a listino e dipendono dalla forma giuridica: la dichiarazione dei redditi costa da 120 a 250 euro, la dichiarazione IVA 150 euro, il bilancio in formato UE da 200 a 400 euro. Sono quotati a parte i modelli Intrastat, le operazioni con l'estero, le comunicazioni al Sistema Tessera Sanitaria e i dati per il 730 precompilato. Il listino completo è nella pagina del calcolatore.

Quanto costa l'outsourcing delle paghe?

Qui il prezzo segue il numero di cedolini del mese. Ogni mese si paga un canone fisso più un importo per ogni cedolino, e tutti e due dipendono dalla fascia in cui l'azienda ricade.

Tariffe 2026, IVA esclusa. Il calcolo vale per una singola azienda.

Il costo di un mese è: canone della fascia, più il numero di cedolini per l'importo unitario, più 22 euro per il pagamento telematico degli F24. Nei mesi senza dipendenti non si paga nulla. Con 5 dipendenti sono 65 euro di canone, 147,50 euro di cedolini e 22 euro di F24: 234,50 euro al mese, 2.814 euro l'anno.

Stesso numero di dipendenti per dodici mesi, pagamento telematico degli F24 compreso.

Nel prezzo del cedolino non c'è solo la busta paga. Sono compresi il flusso UniEmens mensile, l'autoliquidazione INAIL, la Certificazione Unica, il modello 770, i conguagli fiscali e i prospetti dei costi del personale per la contabilità. A parte si pagano le assunzioni (da 65 euro), l'apertura delle posizioni presso INPS e INAIL (da 135 euro per ente) e il primo impianto degli archivi dell'azienda (150 euro una tantum).

Per la maggior parte dei datori di lavoro la fascia che conta è la prima. Secondo l'Osservatorio INPS sulle imprese, nel 2024 il 76,5% delle imprese private con dipendenti aveva fino a 5 posizioni lavorative e il 92,3% fino a 15: più di tre imprese su quattro stanno nella prima fascia, sotto i 10 cedolini al mese.

Quanto costa esternalizzare contabilità e paghe insieme?

I due servizi hanno listini distinti, quindi il costo complessivo è la somma dei due. L'abbiamo calcolata per sei profili tipici, dal professionista con un dipendente all'azienda strutturata.

Nostro calcolo sui due listini, IVA esclusa: tenuta della contabilità più paghe con pagamento degli F24, per dodici mesi. Non comprende dichiarativi, attivazione, primo impianto e voci quotate a parte.

Due cose si vedono dalla tabella. La prima: negli esempi più piccoli pesano di più le paghe, perché il canone mensile c'è anche con un solo cedolino; al crescere dell'azienda i due costi si avvicinano. La seconda: il prezzo unitario scende sempre. Tra 1.500 e 12.000 righe il prezzo medio a riga passa da 0,75 a 0,67 euro; tra 1 e 50 dipendenti il costo medio a cedolino passa da 116,50 a 24,54 euro.

Quali vantaggi dà esternalizzare la contabilità?

Il servizio di outsourcing contabilità copre la tenuta contabile, le liquidazioni IVA, i dichiarativi e il bilancio in formato UE. Per uno studio commercialista i vantaggi sono cinque, e il primo si legge già nel listino.

Paghi il lavoro che c'è, non la struttura. Il prezzo è a riga o a registrazione: se un cliente rallenta o lascia lo studio, il costo scende con il volume. Non c'è un canone da pagare comunque, solo un minimo annuo per ditta.

Conosci il costo prima di accettare un cliente. Con il volume dell'anno precedente il costo di produzione di una contabilità è noto in anticipo. Lo metti accanto alla parcella e vedi il margine cliente per cliente, prima di firmare il mandato e non a consuntivo.

Cresci senza che la crescita dipenda da un'assunzione. Trovare persone per lo studio è difficile: nel 2025 le nuove iscrizioni all'albo dei commercialisti sono state 1.494, contro le 1.958 del 2024 (Fondazione Nazionale dei Commercialisti, Rapporto 2026), e secondo l'Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano si considera mediamente o molto attrattivo per i giovani professionisti meno del 35% dei micro-studi. Esternalizzare la tenuta permette di prendere clienti nuovi con la struttura che hai.

Liberi tempo per il lavoro che il cliente riconosce. La registrazione è la parte del lavoro che il cliente non vede. Le ore che recuperi vanno su consulenza, pianificazione e controllo, cioè su quello per cui è disposto a pagare.

Il cliente resta dello studio. Il servizio lavora sotto il tuo studio: tu supervisioni e resti l'unico riferimento per il cliente. L'elaborazione segue protocolli di verifica e avviene nel rispetto del GDPR.

Per un'azienda il ragionamento è lo stesso, con un vantaggio in più: non dover costruire e aggiornare un ufficio amministrativo per un'attività che non è il suo mestiere.

Quali vantaggi dà esternalizzare le paghe?

Il servizio di outsourcing paghe e consulenza del lavoro copre la gestione amministrativa del personale, la consulenza del lavoro e gli strumenti digitali per presenze e documenti. Anche qui i vantaggi sono cinque.

Lo studio completa l'offerta. Secondo il Consiglio nazionale dei commercialisti, gli iscritti che esercitano la consulenza del lavoro sono circa 30.000 su 119.050: circa uno su quattro, secondo un nostro calcolo. Per gli altri, quando un cliente assume, le paghe vanno altrove, e con le paghe va altrove un contatto mensile con l'azienda.

Il costo segue i cedolini. Niente reparto da mantenere quando i volumi sono bassi: si paga in proporzione ai dipendenti gestiti, e gli adempimenti annuali sono già nel prezzo del cedolino.

C'è un professionista che risponde. Il servizio è erogato da professionisti iscritti ai rispettivi albi, come richiede la legge per gli adempimenti in materia di lavoro. Non è un software e non è un algoritmo: sulle paghe mettiamo persone.

Il servizio non si ferma. Ferie, malattie e dimissioni dell'unica persona che «sa fare le paghe» sono il rischio tipico del piccolo reparto interno. Con un servizio strutturato le scadenze non dipendono da un singolo.

I dati arrivano già in ordine. Cloud documentale, timbratura delle presenze, conservazione e firma riducono i passaggi manuali a monte, dove nasce buona parte delle correzioni in busta paga.

Regole, limiti e confronto con il reparto interno sono nella guida Outsourcing paghe per lo studio commercialista.

Cosa non ti dice un calcolatore?

Un calcolatore fa bene una cosa: applica un listino ai tuoi numeri. Ci sono quattro cose che non può fare, ed è meglio saperle prima.

Non sostituisce il preventivo ufficiale. La stima è indicativa e non vincolante. Il preventivo tiene conto delle caratteristiche della ditta e degli adempimenti quotati a parte.

Non corregge un volume sbagliato. Se indichi 2.000 righe e sono 4.000, il risultato è sbagliato del doppio. Il dato giusto è quello dell'anno scorso: per la contabilità lo trovi nel gestionale, per le paghe è il numero di cedolini elaborati mese per mese.

Non ti dice se conviene. Per saperlo serve il costo interno, che non è lo stipendio dell'addetto. È la somma di cinque voci: costo aziendale della persona, licenze software, formazione, sostituzioni quando manca e tempo del professionista che supervisiona. Diviso per le righe registrate o per i cedolini elaborati in un anno dà il costo unitario interno: è quello il numero da confrontare con il prezzo medio che il calcolatore ti mostra.

Non decide al posto tuo. L'outsourcing non conviene a chi ha già un reparto rodato, volumi stabili e margini soddisfacenti. Conviene quando i volumi non saturano una persona, quando trovarla o sostituirla è difficile, o quando vuoi crescere senza aumentare i costi fissi.

Fonti

• Contify, listino outsourcing contabilità valido fino al 31 dicembre 2026 e tariffe 2026 outsourcing paghe. Gli esempi sono calcolati con le stesse regole dei due calcolatori.
• INPS, Osservatorio statistico sulle imprese del settore privato non agricolo, anno 2024 (novembre 2025).
• Fondazione Nazionale di Ricerca dei Commercialisti, Rapporto 2026 sull'Albo (16 luglio 2026).
• Consiglio nazionale dei commercialisti, nota del 13 febbraio 2026 sulla consulenza del lavoro.
• Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano, comunicato del 2 luglio 2026.