Contify ECM · Enterprise Content Management

L'archivio dei documenti, sul tuo server.

Contify ECM è la gestione documentale che si installa sull'infrastruttura del cliente, server proprio o cloud da lui scelto, una installazione per cliente. Riceve i documenti da sei canali, ne riconosce il testo, li classifica e li colloca secondo le regole del titolare. Decide chi vede che cosa per cartelle e gruppi, condivide con l'esterno con link a scadenza e un portale, e registra ogni operazione, letture comprese, in un registro non modificabile.

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Per studi professionali e imprese. Prezzo a preventivo, per installazione: ti rispondiamo entro un giorno lavorativo.

Installazione presso il clienteFile cifrati AES-256Registro di ogni letturaAI opzionale: cloud, UE o locale
6canali di ingresso, ciascuno con la sua cartella «In arrivo»
3+1livelli di permesso per cartella, più il divieto che prevale
6ruoli, con secondo fattore per chi governa e per gli esterni
0telemetria sull'uso, risorse da siti esterni, servizi condivisi

Proprietà di progetto, non misure di esercizio.

Che cos'è un ECM

Gestire i documenti lungo tutta la loro vita, invece di lasciarli dispersi.

L'Enterprise Content Management è l'insieme di strumenti e regole con cui un'organizzazione gestisce i propri documenti lungo tutta la loro vita: li acquisisce da ogni canale, li organizza, ne decide chi li può vedere, li condivide con colleghi ed esterni e ne tiene traccia, invece di lasciarli dispersi fra cartelle di rete, allegati di posta e computer personali.

  1. Acquisireda sei canali
  2. Organizzaretesto, classificazione, cartelle
  3. Proteggerepermessi, cifratura, registro
  4. Condividerecolleghi, link, portale
  5. Archiviareversioni, copie, ricerca
Caratteristiche principali

Sei scelte di progetto, dette senza aggettivi.

Ogni punto è una proprietà dell'installazione, non una promessa: dove stanno i dati, come sono cifrati, chi li vede, che cosa resta scritto.

01

Dati presso il cliente

Server e destinazione delle copie appartengono al cliente. Nessun servizio condiviso con altri, nessuna telemetria sull'uso, nessuna risorsa da siti esterni.

02

Documenti cifrati

Ogni file è cifrato sul disco con una chiave dell'installazione custodita dal cliente. Le copie di sicurezza restano cifrate.

03

Permessi per cartella

Livelli per gruppo, lettura, contributo e gestione, più divieti espliciti che prevalgono. Ciò che una persona non può vedere non compare in alcun modo.

04

Registro inalterabile

Ogni operazione, anche ogni lettura, è un evento concatenato al precedente. L'integrità della catena è verificabile in ogni momento.

05

Condivisione esterna

Link per singolo documento con scadenza e filigrana; portale per clienti, fornitori e consulenti con secondo fattore obbligatorio.

06

Intelligenza artificiale opzionale

Classificazione, assistente e ricerca, con il motore scelto dal cliente: cloud, cloud europeo o locale. Oppure nessuno: il documento entra lo stesso.

Come funziona

Dal canale all'archivio, secondo le regole del titolare.

Ogni documento segue lo stesso percorso, qualunque sia il canale. Senza motore AI il documento entra comunque, con il suo testo, e le regole lo collocano.

  1. 01ArrivoInterfaccia web, app per Windows, telefono, posta, Telegram, postazioni di scansione.
  2. 02LetturaRiconoscimento del testo dove serve, PDF ricercabile, anteprima. Doppioni respinti.
  3. 03ClassificaTitolo, tipo, corrispondente, data, tag, riassunto, campi del tipo.
  4. 04CollocaRegole del titolare, pratiche, flussi. I casi dubbi vanno in «Da verificare».
  5. 05ArchivioRicercabile e visibile secondo i permessi delle cartelle.

Il lavoro quotidiano: la Scrivania

La Scrivania di ogni persona: arrivi della settimana per canale, «Da verificare», «Per me», «Pratiche», Cerca e Chiedi · dati di fantasia

Architettura dell'installazione

Blocco 1Persone e canali

Web, app per Windows, telefono, posta, Telegram, postazioni di scansione.

Blocco 2Server del cliente

Documenti cifrati, database, registro degli eventi. Server proprio o cloud scelto dal cliente.

Blocco 3Copie del cliente

Cifrate, con istantanee che il server non può toccare.

Canali di ingresso

  • Interfaccia web e telefono, a nome della persona.
  • App per Windows: cartella osservata o cartella dello scanner.
  • Posta: mittenti ammessi, allegati come documenti figli; «#cartella» nell'oggetto colloca il messaggio.
  • Telegram e postazioni di scansione con chiave propria.
  • Ogni canale ha la sua cartella «In arrivo».

Formati e lettura

  • PDF, immagini, posta, file firmati .p7m, testo.
  • Word, Excel, PowerPoint convertiti per la lettura; l'originale resta.
  • Riconoscimento del testo locale, solo dove serve.
  • PDF protetti: password registrata e cifrata.
  • Nessun doppione: il canale riceve «già presente».

Classificazione con IA

  • Titolo, tipo, corrispondente, data, tag, riassunto; campi per tipo (importo, scadenza, numero).
  • Le regole sul testo del titolare prevalgono sul motore AI.
  • Scrive solo i dati vuoti: il lavoro delle persone resta.
  • I campi proposti dall'IA portano il segno «proposto dall'IA» e si confermano in «IA da rivedere».

Lavoro quotidiano

  • Scrivania con arrivi della settimana, Cerca e Chiedi.
  • «Da verificare» e «IA da rivedere», ciascuna col suo numero.
  • «Per me»: compiti e segnalazioni; «Pratiche»: fascicoli da modello con «cosa manca».
  • Viste salvate personali o di gruppo; ricerca per tag.

App per Windows e telefono

  • App per Windows firmata, aggiornata dal server; «Apri con…» rientra come versione nuova.
  • Telefono installabile su Android e iPhone, senza store.
  • Fotocamera con bordi riconosciuti, più pagine in un PDF; coda senza rete.
Accessi e permessi

Ognuno vede ciò che gli spetta, e nient'altro.

I ruoli separano chi governa il sistema da chi vede l'archivio: l'amministratore gestisce utenze e configurazione senza poter leggere i documenti, il custode dei permessi decide le appartenenze, il revisore legge il registro.

RuoloChe cosa faChe cosa non può fare
TitolareRuoli, gruppi, regole; accende link e flussi; unico a eliminare per sempre.Andare in «solo consultazione»; essere rimosso se è l'ultimo.
AmministratoreUtenze, postazioni, configurazione, stato del sistema.Vedere l'archivio: nessun livello sulle cartelle.
Custode dei permessiAppartenenze ai gruppi; divieti espliciti, con motivazione.Essere anche amministratore.
RevisoreLegge per intero il registro degli eventi.Modificare documenti o permessi.
UtentiLavorano sui documenti secondo i livelli dei loro gruppi.Vedere ciò che non è nelle loro cartelle.
EsterniVedono la propria area, consegnano file, accettano.Vedere note, tag, cronologia, altri utenti.

Visibilità per cartelle, gruppi e livelli

Lettura

vedere, aprire, cercare, annotare

Contributo

in più, caricare nella cartella

Gestione

in più, dati, versioni, cestino, link

Divieto

esclude un gruppo; posto dal custode, prevale su tutto

Come si combinano

  • Più cartelle: vale il livello più alto, il divieto prevale.
  • L'invisibile non compare: né titolo, né conteggio, né «accesso negato».
  • «Perché lo vedo»: la catena cartella, gruppo, livello, a portata di clic.
  • La classificazione automatica non concede visibilità a nessuno.

Autenticazione

  • Password di almeno 12 caratteri. Secondo fattore obbligatorio per i ruoli e per gli esterni.
  • Sessione chiusa dopo 2 ore di inattività; blocco dopo 5 errori.
  • Postazioni e PC con credenziali proprie, revocabili.
  • Un solo punto per i permessi: elenchi, ricerca, anteprime, notifiche e assistente applicano le stesse regole. Un compito di un flusso non apre il documento a chi non lo vede.
Protezione dei dati

Che cosa esce dal server, e solo se il cliente lo attiva.

Contify ECM non usa servizi condivisi con altri clienti, non invia telemetria sull'uso e non carica risorse da siti esterni. Ogni uscita di dati verso l'esterno è elencata qui sotto e si può spegnere.

DestinazioneChe cosa esceSi spegne
Fornitore del motore AIDocumenti elaborati e domande all'assistente, con la chiave del fornitore scelta dal cliente.sì
Server di posta del clienteMessaggi in arrivo; avvisi in uscita senza contenuti dei documenti.sì
TelegramFile e messaggi inviati al bot dell'installazione.sì
Notifiche dei telefoniUn segnale vuoto di «novità»: i dettagli il telefono li chiede al server.sì
Servizio di aggiornamentoTredici dati tecnici di stato; mai nomi, utenti, conteggi o documenti.sì

Cifratura

  • Originali e derivati cifrati sul disco con AES-256-GCM, una chiave per file.
  • La chiave dell'installazione non viaggia nelle copie: la custodisce il cliente.
  • Testi temporanei in chiaro solo in memoria, mai su disco.

Registro degli eventi

  • Ogni operazione, letture comprese: chi, che cosa, quando, da dove.
  • Eventi concatenati, non modificabili né cancellabili; integrità verificabile.
  • Nessun testo dei documenti; lo leggono titolare e revisore.
  • Accesso d'emergenza solo motivato, a tempo, notificato.

Copie e continuità

  • Database: copia continua, settimanale e giornaliera.
  • Documenti copiati ogni 15 minuti, già cifrati.
  • Destinazione del cliente con istantanee protette.
  • Ripristino a un istante scelto, su un server nuovo. Stato delle copie e avvisi ai titolari.

Le scelte del cliente

Dove gira il server

proprio, o nel cloud scelto dal cliente.

Dove vanno le copie

una destinazione del cliente, con istantanee che il server non può toccare.

Quale motore AI usare, e se usarlo

cloud, cloud europeo, locale o nessuno.

Quali canali accendere

posta, Telegram, notifiche dei telefoni.

Condivisione

Colleghi, link e portale: tre strumenti, regole distinte.

Cartelle per i colleghi, link per un singolo documento, portale per gli esterni. Ogni strumento ha le sue regole di accesso, e ogni apertura finisce nel registro.

Fra colleghi

  • Cartelle annidate; un documento in più cartelle, senza copie.
  • «Segnala a…»: compito con scadenza a un collega che già vede il documento.
  • Pratiche da modello con «cosa manca».
  • Viste di gruppo; spazio personale riservato.

Solo consultazione e filigrana

  • Impostata per persona dal titolare o dall'amministratore.
  • Niente originale, PDF, testo o «Apri con…»: pagine come immagini con filigrana di nome, data e ora.
  • Testo non selezionabile, nessun «Scarica».

Link per un documento

  • Accesi dal titolare, solo con indirizzo in HTTPS.
  • Ancorati a una versione; quella nuova è segnalata.
  • «Link pubblici» e «Condivisioni»: aperture e revoca.
  • Password facoltativa, tentativi limitati.

Portale per esterni

  • Solo su invito di chi ha gestione sull'area.
  • Il soggetto esterno è un gruppo: più persone della stessa organizzazione.
  • File già presente: «ricevuto», senza doppioni.
  • «Le mie consegne» e accettazioni in «Per me».
Accettazione elettronica registrata

Da link e dal portale un documento, come un preventivo, un contratto o un'informativa, si accetta con un clic sulla versione precisa e un codice monouso ricevuto per email. L'accettazione è un evento del registro e produce un attestato in PDF con il marchio dell'installazione, con il valore di una firma elettronica semplice: valutabile in giudizio, ma non equivalente a una firma avanzata o qualificata. Gli atti per cui la legge richiede la firma qualificata restano fuori.

Assistente

Domande sui documenti, risposte con le fonti.

L'assistente risponde in linguaggio naturale sui documenti che la persona può vedere, con i suoi permessi e con il motore AI scelto dal cliente.

Che cosa si chiede

Elenchi e conteggi
«Quante fatture di Rossi S.r.l. sono arrivate da gennaio?» «Elenca i contratti in scadenza nel 2027.»
Contenuti
«Che cosa prevede il contratto di locazione sul recesso?» «Confronta i pagamenti dei due preventivi.»
Riassunti e bozze
«Riassumi il verbale dell'ultima assemblea.» «Scrivi una bozza di risposta alla lettera di ieri.»

Come lavora

  • Vede solo ciò che vede chi chiede e agisce a suo nome.
  • Elenchi e conteggi dall'archivio; passaggi scelti per parole e significato.
  • Progettato per archivi fino a un milione di documenti e per risposte che ne coinvolgono centinaia.
  • Mostra che cosa ha cercato e letto; le Fonti restano accanto.
  • «Chiedi su questo documento» dalla pagina del documento; «Salva come documento» in PDF.
  • «Cerca nei documenti» si sceglie a inizio conversazione: spento, le risposte non usano l'archivio.

Motore AI scelto dal cliente

Cloud

fornitore e modelli scelti dal cliente, con la sua chiave

Cloud europeo

elaborazione in regioni dell'Unione europea

Locale

modelli sul server del cliente: nessun contenuto esce

Profili e spegnimento

  • Ogni modello ha una classe di riservatezza: locale, cloud europeo, cloud. Il titolare definisce i profili dell'assistente fra i modelli ammessi.
  • Il motore AI si spegne per intero o per il solo assistente. Con il motore spento o irraggiungibile il documento entra lo stesso, con titolo e testo, e si classifica più tardi.
  • La classificazione scrive solo i dati vuoti: ciò che una persona ha scritto a mano non viene mai sovrascritto.

Progetti e memoria

  • Progetti con istruzioni, documenti di riferimento e conversazioni, condivisibili con gruppi e persone.
  • La condivisione di un progetto non apre i documenti: ciascuno vede i riferimenti che già può vedere.
  • Conversazioni private, salvo condivisione esplicita.
  • «Cosa so di te»: fatti proposti dall'assistente e confermati dalla persona, modificabili e cancellabili. All'uscita di una persona, conversazioni e memoria si cancellano.
Flussi di lavoro

Flussi disegnati sullo schermo, senza scrivere codice.

Approvazioni, controlli e passaggi automatici si disegnano con un editor grafico. Un flusso parte quando un documento entra in una cartella, porta i compiti alle persone giuste e registra ogni decisione.

ElementoChe cosa faChe cosa si imposta
InizioAvvia alla collocazione in cartella.Cartelle, tipo, corrispondente, campi confermati.
CompitoUna persona o un gruppo decide.Assegnatario, esiti, scadenza, commento obbligatorio.
DecisioneBiforca secondo una condizione.Tipo, corrispondente, campi, esiti dei compiti.
Parallelo e riunioneApre rami e li ricongiunge.I rami; la riunione attende tutti.
Azione automaticaIl sistema agisce da solo.Colloca, tag, dato, segnalazione, notifica, attesa.

Altri esempi · dati di fantasia

Contratto con doppia approvazione

Legale e Amministrazione decidono in parallelo; con entrambi i sì il contratto va in «Da firmare».

Protocollazione della posta in arrivo

Numero, tag e collocazione automatici, con un compito di controllo alla segreteria.

Preventivo accettato dal cliente

Il compito va al cliente nel portale; con l'accettazione il preventivo passa in «Accettati».

Pratica che si completa

I documenti attesi vanno nelle sottocartelle della pratica; il responsabile riceve un compito di verifica.

Disegnare, provare, pubblicare

  • Editor con tavolozza, griglia, zoom e mappa. Modelli pronti da adattare.
  • Controlli prima della pubblicazione; revisioni immutabili.
  • «Prova senza salvare» su un documento vero: il sistema mostra il percorso, i compiti che nascerebbero e le azioni che farebbe, senza cambiare nulla.

Per le persone

  • Compiti in «Per me», esiti come pulsanti. Avvisi su posta, telefono e app per Windows.
  • Un compito non apre il documento a chi non lo vede: se il gruppo non vede il documento, l'istanza si ferma in errore e lo segnala.
  • Ogni decisione è un evento del registro, con autore e ora.
Funzioni e specifiche

Il resto delle funzioni, e che cosa non fa.

Le specifiche per chi deve valutarlo con l'informatico dell'azienda, e i limiti dichiarati prima che li scopra qualcun altro.

Installazione
server Linux del cliente o cloud da lui scelto, in container; sul server del cliente nessun codice sorgente
Database
PostgreSQL 16, con copie continue; ricerca a testo pieno in italiano e inglese, ricerca per significato
Cifratura
AES-256-GCM sui file, chiave dell'installazione custodita dal cliente
Accesso
web, app per Windows firmata, telefono installabile su Android e iPhone senza store
Lingue
italiano e inglese, a scelta di ciascuna persona
Intelligenza artificiale
cloud, cloud europeo o locale, a scelta del cliente; oppure nessuna
Aggiornamenti
prima di ogni aggiornamento copia del database; se qualcosa non torna, rimessa la versione precedente
Aspetto
nome, logo e colore dell'installazione su interfaccia, app, email e PDF

Documenti e versioni

  • Testo pieno con filtri, solo fra i documenti visibili.
  • Versioni immutabili con ripristino; pagine da ruotare, dividere, unire.
  • Modifica in blocco fino a 500 documenti, tutto o niente.
  • Esportazione completa in un pacchetto cifrato.

Cestino e cancellazione

  • Il cestino non si svuota da solo: i documenti restano finché qualcuno non decide.
  • «Elimina per sempre» è riservato al titolare, un documento alla volta, con conferma.
  • Con l'eliminazione definitiva spariscono file e versioni; nel registro restano gli eventi, senza testi.

Aiuto e aspetto

  • Aiuto contestuale su ogni pagina, con i manuali utente e amministratore.
  • Interfaccia che si aggiorna da sola senza perdere il lavoro in corso.
  • Pagine di prova per titolare e amministratore: permessi, ricerca, registro, link, flussi e portale controllati senza scrivere nulla.

Che cosa Contify ECM non fa

  • Non è un gestionale. Non registra movimenti contabili, non emette fatture, non gestisce scadenzari di pagamento.
  • Non è PEC, né Sistema di Interscambio, né conservazione a norma. Riceve per posta le copie delle fatture elettroniche dopo che sono state acquisite dai canali ordinari.
  • Non appone firme avanzate o qualificate. L'accettazione da link e dal portale è una firma elettronica semplice.
  • Non cancella per scadenza normativa. Le regole di conservazione fiscale e legale restano responsabilità dell'azienda.
  • Non impedisce la fotografia dello schermo. La rende rintracciabile con la filigrana.
  • Non serve più organizzazioni nella stessa installazione, e non è offerto come servizio condiviso.
  • Non legge codici a barre.
  • L'assistente non naviga sul web e non esegue codice.
Come si acquista

Una installazione per cliente, a preventivo.

Contify ECM non è un servizio condiviso: ogni cliente ha la sua installazione, sul suo server o nel cloud che sceglie. Il preventivo dipende da dove gira, da quante persone lo usano e da quale motore AI si vuole, se si vuole.

  1. 01PresentazioneUn incontro sull'archivio di oggi: canali, cartelle, chi deve vedere che cosa, documenti da far firmare.
  2. 02PreventivoServer proprio o cloud, persone e ruoli, canali da accendere, motore AI: un prezzo per l'installazione.
  3. 03InstallazioneSull'infrastruttura del cliente, con la chiave custodita dal cliente e le copie sulla sua destinazione.
  4. 04AvvioCartelle, gruppi e regole impostati con il titolare; formazione delle persone; primi canali accesi.
Richiedi una presentazione → Leggi le domande frequenti
Domande frequenti

Le risposte alle domande più comuni.

Che cosa serve per installare Contify ECM?

Un server Linux del cliente, oppure un cloud scelto dal cliente, su cui l'installazione gira in container; il database è PostgreSQL 16. Serve anche una destinazione per le copie di sicurezza, con istantanee che il server non può toccare. Chi amministra il server può, per costruzione, accedere a tutto: il perimetro di chi ha questo accesso va scritto nelle regole interne dell'organizzazione.

I documenti escono dal server?

Solo se il cliente lo attiva, e solo verso le cinque destinazioni elencate nella sezione Protezione dei dati: fornitore del motore AI, server di posta del cliente, Telegram, notifiche dei telefoni (un segnale vuoto) e servizio di aggiornamento (tredici dati tecnici, mai nomi o documenti). Ciascuna si spegne. Nessuna telemetria sull'uso, nessuna risorsa caricata da siti esterni.

Posso usarlo senza intelligenza artificiale?

Sì. Senza motore AI il documento entra lo stesso, con titolo e testo riconosciuto, e le regole sul testo del titolare lo collocano. Classificazione automatica, assistente e ricerca per significato si attivano scegliendo un motore, cloud, cloud europeo o locale, e si spengono per intero o per il solo assistente.

L'amministratore di sistema vede i documenti?

No. L'amministratore gestisce utenze, postazioni e configurazione ma non ha livelli sulle cartelle e non compare nei gruppi. Può ottenere la lettura temporanea di una cartella o di un documento solo con un accesso d'emergenza motivato, a tempo, notificato e annotato nel registro. Chi decide le appartenenze ai gruppi, il custode dei permessi, non può essere anche amministratore.

Il registro traccia le letture: che cosa devo dire al personale?

Il registro annota l'attività di ogni persona sui documenti, letture comprese. Per un'organizzazione italiana è uno strumento da dichiarare al personale con l'informativa e, se richiesto, con un accordo: il cliente decide che cosa scrivere nelle informative, Contify fornisce l'elenco di ciò che viene annotato. Nel registro non ci sono i testi dei documenti.

L'accettazione da link o dal portale vale come firma?

È una firma elettronica semplice: clic su una versione precisa, codice monouso via email, evento nel registro e attestato in PDF con il marchio dell'installazione. È valutabile in giudizio, ma non equivale a una firma avanzata o qualificata: gli atti per cui la legge richiede la firma qualificata restano fuori.

Che cosa succede se perdo la chiave dell'installazione?

Documenti e copie sono cifrati con una chiave unica dell'installazione, che non viaggia nelle copie automatiche: la custodisce il cliente, in un gestore di password o in una cassaforte. Senza la chiave le copie sono illeggibili, e perderla significa perdere i dati. Va trattata come la chiave della cassaforte, non come una password qualsiasi.

Sostituisce la PEC o la conservazione a norma?

No. Contify ECM non è PEC, non è il Sistema di Interscambio e non è conservazione a norma: riceve per posta le copie delle fatture elettroniche dopo che sono state acquisite dai canali ordinari, e non cancella per scadenza normativa. Le regole di conservazione fiscale e legale restano responsabilità dell'organizzazione.

Funziona con Word, Excel e PowerPoint?

Sì, con la variante «ufficio»: i file vengono convertiti in PDF per la lettura, l'originale resta sempre. Dall'app per Windows, «Apri con…» apre il file nel programma e il salvataggio rientra come versione nuova; se nel frattempo ne è nata un'altra, l'app lo chiede e non sovrascrive mai.

Serve anche a uno studio professionale?

Sì. Le pratiche da modello con «cosa manca», il portale con cui i clienti consegnano i file e accettano preventivi e informative, la posta che entra come documento con gli allegati come figli e i ruoli che separano chi governa da chi vede sono pensati anche per lo studio. Non è un gestionale di studio: per scadenze, pratiche e fatturazione dello studio c'è Argo Manager, per l'AI privata Neura Studio.

Quanto costa?

Il prezzo è a preventivo, per installazione: dipende da dove gira il server (proprio o nel cloud scelto dal cliente), dal numero di persone e di ruoli, dai canali da accendere e dal motore AI scelto, se si sceglie. Richiedi una presentazione dal modulo in fondo alla pagina: rispondiamo entro un giorno lavorativo.

Contify ECM

I documenti dell'organizzazione, sul suo server.

Raccontaci come arrivano oggi i documenti e chi deve vederli: ti mostriamo Contify ECM su un'installazione di prova e prepariamo un preventivo per la tua. Rispondiamo entro un giorno lavorativo.

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